Das Reallabor

Im gesamten Projektverlauf sind die Praxiskommunen in den Entwicklungsprozess eingebunden. Regelmäßig stattfindende Steuerungsgruppensitzungen dienen dem Austausch zwischen Forschungs- und Praxispartnern und der Kontrolle der Arbeit bezüglich der Ausrichtung. So wird sichergestellt, dass nicht an den Bedarfen der kommunalen Mitarbeitenden „vorbei entwickelt“ wird, sondern diese im Fokus stehen.

In bestimmten Phasen wurden die Praxispartner besonders stark involviert. So wurden am Anfang die Bedarfe und Anforderungen der Kommunen an die Werkzeuge und die Bevölkerungsprognose abgefragt. Und auch für die Tests der Prototypen der Werkzeuge, in der sogenannten Implementierungsphase, können die Praxispartner umfangreiches Feedback geben.

Anforderungen der Kommunen

Dem Kommunalverbund gehören Städte, Gemeinden und Landkreise aus verschiedenen Bundesländern mit Größen zwischen 6.000 und 500.000 Einwohnern an. Sie bringen unterschiedliche Anforderungen an das zu entwickelnde Werkzeug mit sich. Dementsprechend wichtig ist es, die Bedürfnisse der unterschiedlichen Kommunen und Fachplanungen zu erfassen und bestmöglich zu integrieren. Aus diesem Grund wurden direkt in der Anfangsphase des Projektes Experteninterviews mit den Fachplanerinnen und Fachplanern der Praxispartner geführt, bei denen folgende Fragen im Vordergrund standen:

• In welchen Fachplanungen werden Bevölkerungsdaten und -prognosen verwendet?
• Wie arbeiten diese verschiedenen Fachplanungen?
• Welchen Herausforderungen sind die Fachplaner gegenübergestellt?
• Welche Anforderungen haben die Fachbehörden an Bevölkerungsprognosen?
• In welchen Tätigkeitsfeldern ist der Bedarf besonders hoch?

Der Zeitpunkt und die Ausführlichkeit der Gespräche ermöglichten die Ausrichtung des Projektes an den Bedarfen der Kommunen, wodurch gleich zu Beginn die Entwicklungsrichtung für die Wirkungsszenarien vorgegeben werden konnte. 

Die Ergebnisse der Gespräche zeigten, dass trotz der unterschiedlichen planerischen Aufgaben viele Gemeinsamkeiten zwischen den Kommunen bestehen, die mithilfe von WEBWiKo hervorgehoben und unterstützt werden können. Im Projekt soll deswegen der „größte gemeinsame Nenner“ aller Praxiskommunen gefunden werden, der genauer beschreibt, welche Funktionen kommunenübergreifend von Nutzen sind, und welche dagegen nur in speziellen Fällen erforderlich sind.

Neben den Experteninterviews finden regelmäßig Treffen der eigens für das Projekt eingerichteten Steuerungsgruppe statt. Hier haben die Praxiskommunen die Möglichkeit, die Ergebnisse zu bewerten und gegebenenfalls Einwände zu äußern oder weitere Anregungen zu geben.

Der Implementierungsprozess in den Kommunen

Mit der Fertigstellung der vorläufigen Dateninfrastruktur und erster Prototypen der Werkzeuge konnte deren Einführung in die Arbeitsplätze der Praxispartner beginnen. Dafür wurden sogenannte teilräumliche Workshops durchgeführt, zu denen nicht nur die Teilnehmenden der Steuerungsgruppe eingeladen waren, sondern auch deren Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachdiensten/Abteilungen. So kam eine interdisziplinäre Gruppe aus Stadt- und Ortsentwicklern, Kolleginnen und Kollegen aus der Raumordnung und Bauleitplanung, der Statistik und der Kita-Planung zusammen.

Während dieser Workshops hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, die Werkzeuge und die Datenbasis mit Übungsaufgaben zu testen und die gesammelten Eindrücke in verschiedenen Diskussions- und Fragerunden sowie in Evaluationsbögen zu bewerten. Das Feedback zu den Werkzeugen war sehr positiv, auf Wünsche von den Teilnehmenden, wie fehlende Bestandteile oder Korrekturen wurde eingegangen, indem die Entwickler sie umgesetzt und in die Datenbasis bzw. die Werkzeuge integriert haben.

Neben diesen Workshops erhalten die Nutzenden auch weitere Hilfestellungen wie Erklärvideos, Hilfeseiten und das Angebot der persönlichen Betreuung, um eine Verstetigung der Nutzung in den Verwaltungen voranzubringen. Parallel wurde die Installation durch die WEBWiKo-Entwickler unterstützt und kommunen-spezifische IT-Probleme gelöst bzw. dabei geholfen.

Nach Praxistests wurden vor allem die Rasterdarstellung der Bevölkerungszahlen, die Bereitstellung der Wanderungsdaten und das Demografie-Dashboard als leicht zugängliches und einfach zu bedienendes Werkzeug positiv hervorgehoben – also gerade die innovativen, neuen Ansätze, die in WEBWiKo entwickelt wurden.

Mit den Kita-Planerinnen und -Planern fanden des Weiteren auch eigenständige Workshops statt, um für die Kolleginnen und Kollegen ein zusätzliches und spezialisiertes Kita-Dashboard mit extra Funktionen zu entwickeln und um deren speziellen Anforderungen gerecht zu werden.

Die Phase wird noch bis Ende des Projektes (Januar 2020) andauern.

Kontakt

Kommunalverbund Niedersachsen/Bremen e.V.
Delmegarten 9
27749 Delmenhorst

Alice Blanksma
Projektmanagerin
.  04221 98124-21
.  blanksma@kommunalverbund.de